La Superintendencia de sociedades aclara la eliminación de la inscripción
de los libros de contabilidad y actas de junta en el registro mercantil
Con la circular externa 100 emitida por la
Superintendencia de Sociedades el día 08 de marzo de 2012 se aclara la
eliminación de la obligación de registrar los libros decontabilidad y actas de junta
directiva en el registro mercantil el cual fue
mencionado con el decreto antitrámites 0019 del 10 de enero de
2012.
1. LIBROS DE CONTABILIDAD – NO REQUIEREN
INSCRIPCION EN EL REGISTRO MERCANTIL Y PUEDEN SER LLEVADOS EN ARCHIVOS
ELECTRONICOS
El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió el registro de
los libros decontabilidad en la cámara de
comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos
electrónicos (…)
El numeral 4 de la circular 100 hace
mención sobre la responsabilidad de los
administradores que venían operando sin haber cumplido con la responsabilidad
de la inscripción de los libros.
4. OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO
LEY 0019 DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO
EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESIÓN.
A partir de la expedición del decreto 019 de 2012
las Cámaras de comercio no cuenta con la facultad para inscribir libros de
contabilidad y de junta directiva. Los administradores son responsables por la
omisión del registro de la contabilidad en libros
inscritos durante el tiempo en que dicha obligación les fue exigible.
No obstante, cuando existan registros contables que
dan cuenta de hechos económicos ocurridos antes de la vigencia del decreto
antitrámites, que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que
se cuente con hojas suficientes para su impresión, el administrador dejara
constancia de tal circunstancia en el libro registrado y podrá continuar
llevando la contabilidad en archivos electrónicos.(…)
Como
las Cámaras de Comercio a partir del 10 de enero de
2012 no tienen la facultad de inscribir los libros de contabilidad y las actas
de junta directiva, naturalmente las empresas que venían operando con
anterioridad a esta ley y que aún no habían registrado los libros de
contabilidad queda en responsabilidad del administrador la omisión de dicha
obligación.
Diferente es cuando el comerciante tenía los libros
registrados pero para su impresión fueron insuficientes las hojas por lo que
según la circular externa se puede dejar constancia y tenerlos en archivos
electrónicos.
Solo se seguirán registrando en la Cámara de
comercio los siguientes libros mencionados en el decreto 0019 del 10 de enero
de 2012 articulo 175.
ARTICULO 175. REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO. El numeral 7 del artículo
28 del Código de Comercio, quedará así:
"7. Los libros de registro de socios o
accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios."
Se debe tener claro que el no registro de los
libros de contabilidad y actas de junta directiva no implica que los comerciantes no los deban
llevar; esta información se debe llevar pero en forma electrónica.
En consecuencia, al analizar el artículo 771-5 del
Estatuto Tributario a la luz de las reglas aplicables a los límites a la
libertad económica y de empresa, y de la potestad impositiva del Estado, la
Corte encontró que no afecta el núcleo de la libertad de empresa, obedece a
motivos adecuados y suficientes que lo justifican, acorde con el principio de
solidaridad, y responde a criterios de razonabilidad y proporcionalidad. Por
consiguiente, declaró la exequibilidad, por el cargo analizado, del artículo 26
de la Ley 1430 de 2010, que lo incorporó al Estatuto Tributario.
En otro fallo, determinó que a partir de la
redacción del artículo citado, no era posible llegar a la conclusión de que la
norma acusada “limita los medios de prueba a uno solo, pues para efectos del
reconocimiento como costo o deducción, todos los pagos deben ser realizados
empleando los intermediarios financieros”, y en esa medida viola la libertad
probatoria en materia de tributos, a su juicio protegida por el derecho al
debido proceso. Este último dice ciertamente que los pagos hechos por algunos
medios en ella señalados tienen pleno reconocimiento fiscal, y que los pagos en
efectivo sólo tendrán parcialmente efectos fiscales. Sin embargo, no dice en
ninguna parte que para acreditar el uso de unos u otros medios de pago sólo
pueda emplearse un medio probatorio en específico, con exclusión de los demás.
En cuanto al cargo por supuesta violación del
principio de equidad tributaria, la Corte concluyó que la norma no lo
desconocía. Ciertamente, advirtió que la disposición podía suponer un
tratamiento prima facie inicuo, especialmente desde un plano horizontal. Cuando
llegue el año dos mil catorce (2014) y empiece a implementarse la gradualidad
establecida en el Parágrafo del precepto acusado, no todos los costos,
deducciones, pasivos e impuestos descontables que efectivamente pague el
contribuyente van a tener pleno reconocimiento fiscal. No obtendrán total
aceptación tributaria los pagos en efectivo, mientras los demás sí la
obtendrán. Esto significa, por ejemplo en el impuesto de renta, que dos sujetos
con ingresos netos iguales, que hayan incurrido en los mismos costos, pagado
los mismos pasivos e impuestos descontables, y que hoy tendrían las mismas
deducciones, podrían terminar pagando montos dinerarios impositivos desiguales,
si uno hace todos sus pagos en efectivo, y el otro por los medios privilegiados
en la norma con pleno reconocimiento fiscal. Esto en principio contraría el
principio de equidad horizontal, en virtud del cual sujetos con igual capacidad
de pago deberían contribuir en la misma medida al financiamiento de los gastos
e inversiones del Estado.
No obstante, la Corte señaló que esta preliminar
falta de equidad no es por sí misma suficiente para juzgar el precepto
contrario a la equidad, por las siguientes razones. Primero, porque los
contribuyentes tienen en principio la oportunidad de acceder al sistema
financiero voluntariamente. Segundo, porque se les da un tiempo para que lo
hagan, pues la norma sólo empieza a implementarse, y gradualmente, a partir del
año gravable 2014. Tercero, porque los costos que les implica a los
contribuyentes el uso de los productos y servicios financieros tienden
parcialmente a desmontarse (como es el caso del Gravamen a Movimientos
Financieros) y los que persisten pueden administrarse de un modo ponderado.
Cuarto, porque la norma persigue una finalidad imperiosa, como es la de
promover la bancarización para evitar la evasión y el fraude fiscal, aumentar
el recaudo y promover la eficiencia del sistema tributario (CP art. 363).
Quinto, porque es eficaz para alcanzarla, de acuerdo con lo que ha sostenido la
Corte y con la opinión de estudios autorizados sobre la materia. Y sexto,
porque la materialización de esa finalidad permite mejorar el recaudo fiscal, y
de ese modo se aumentan los ingresos públicos, con lo cual se puede corregir la
preliminar inequidad de la medida. En ese sentido, la Corte declaró exequible
la norma por este cargo.
Finalmente, en lo que corresponde al último cargo,
por presunta infracción del principio de buena fe, la Corporación decidió que
no debía prosperar. La norma en su concepto no autoriza a sospechar de la
licitud del proceder del contribuyente, ni tampoco a asumir de antemano su mala
fe. Lo que hace es no reconocerles plenos efectos fiscales a los pagos en
efectivo, como un instrumento para desestimular el uso del mismo. Ese
instrumento normativo es útil para reconducir los pagos hacia el sistema
financiero, y así lograr que las transacciones resulten más transparentes
al control de la administración tributaria. En esa medida, la norma busca
materializar el fin constitucional imperativo de conformar un sistema
tributario eficiente (CP art. 363). La disposición es por otra parte, eficaz
para alcanzar ese cometido. Por consiguiente, el reproche por supuesto
desconocimiento de la presunción de buena fe consagrada en el artículo 83
superior, no logra desvirtuar la constitucionalidad del artículo 26 de la Ley
1430 de 2010 y, en consecuencia, la Corte Constitucional lo declaró exequible
por ese motivo.
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