ARTICULO PUBLICADO POR GUSTAVO ADOLFO COLLO EN "EL ENJAMBRE" No. 6 DE JUNIO 7 Y No. 8 DE JULIO 12 DE 2008.
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ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO
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Por Gustavo Adolfo Collo, C.P.T.
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Desde hace algunos años he mirando con preocupación, en sentido profesional, cómo en el Municipio se crean diferentes entidades sin ánimo de lucro (llámense corporaciones, fundaciones, asociaciones, cooperativas, etc.) las cuales, según lo determinan las normas, su objeto y recursos, deben estar destinadas a actividades de salud, deporte, educación formal, cultura, investigación científica o tecnológica, ecología, protección ambiental o a programas de desarrollo social, donde sus asociados no buscan lucro o ganancias particulares sino el bienestar general.
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La preocupación se da porque los fundadores de esta clase de sociedades piensan que al tramitar la Personería Jurídica y sacar la certificación de la Cámara de Comercio, el registro del ente de control respectivo y diligenciar el Registro Único Tributario (RUT), donde se le asigna el Número de Identificación Tributaria (NIT) ante la DIAN, se termina con las obligaciones. No, por el contrario, deben entender que acaba de surgir una persona jurídica, a quien le nacen unos compromisos particulares, la cual por ser un ente inmaterial debe tener un representante legal (persona natural) que como su nombre lo indica, la representa legal y judicialmente; persona a quien nombra la junta o consejo directivo y éste a la vez es elegido por la asamblea general que es la máxima autoridad de la entidad, quien también elige los otros órganos administrativos y de vigilancia, y al revisor fiscal principal y suplente, quienes deben ser contadores públicos con tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios al día; órganos que son los responsables naturales para el cumplimiento de las obligaciones que tiene la persona jurídica, cada uno con unas funciones especificas contempladas en los estatutos de la sociedad y en las normas particulares que ha definido el Estado para su control y vigilancia.
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Por la premura del espacio, en una forma muy resumida miremos algunas de las obligaciones que tienen estas sociedades:
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En primera instancia, deben registrar en la Cámara de Comercio los libros básicos como son: de actas, de asociados, mayor, diario e inventarios y balances, los cuales se deben llevar al día, máximo con un mes de retraso.
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Deben cumplir fielmente con todo lo establecido en los estatutos que son la máxima norma de la sociedad.
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La junta o consejo directivo, se debe reunir por lo menos una vez al mes (o según el periodo establecido) para verificar el cumplimiento de sus funciones, recibir informes del representante legal, evaluar las actividades hechas y planear las siguientes de acuerdo a los mandatos de la asamblea general.
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Debe haber una asamblea general ordinaria (reunión) antes del 31 de marzo de cada año, en la cual se evalúa todo lo concerniente al año anterior (enero 1 a diciembre 31) a través de los informes (administrativos y financieros) que presenta la junta o consejo directivo, incluidos los cinco estados financieros básicos: balance general, estado de resultados (o excedentes), estado de cambio en el patrimonio, estado de cambio en la situación financiera, estado de flujo de efectivo y notas a los estados financieros, debidamente firmados por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, informe (con dictamen de los estados financieros) del revisor fiscal, informe de los diferentes órganos administrativos y de vigilancia, todos los informes deben ser aprobados o desaprobados por la asamblea general con sus respectivas consecuencias; éstas se llaman asambleas generales ordinarias informativas y, como lo dije anteriormente, son anuales y obligatorias, también puede haber asambleas generales ordinarias electivas, que como su nombre lo indica, en ellas se eligen los dignatarios de acuerdo a los periodos establecidos en los estatutos y hay asambleas donde se dan la combinación de las dos modalidades. Puede haber asambleas generales extraordinarias en cualquier época del año, se convocan como lo determinen los estatutos y se tratan única y exclusivamente los temas para la cual fueron convocadas.
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Todas las reuniones, sean de juntas o consejos, órganos administrativos, de vigilancia o asambleas generales deben constar en actas consignadas y firmadas por quienes las presidieron en el libro de actas registrado en la Cámara de Comercio, lo mismo que los asociados hábiles (que están al día en sus obligaciones y únicos que participan con voz y voto en las asambleas) y los inhábiles deben estar registrados debidamente en el libro de asociados y toda la información presentada en los estados financieros básicos debe estar registrada en los libros contables (mayor, diario e inventarios y balances), auxiliares, registros que deben tener los soportes contables respectivos (comprobantes de ingresos, de egresos, de contabilidad, etc.). Es de resaltar que estas sociedades sin excepción están obligadas a llevar contabilidad de acuerdo a la normatividad existente para el tema.
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Digamos que hasta aquí encontramos algunas de las obligaciones administrativas, pero también tienen obligaciones tributarias, miremos:
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Son agentes retenedores, por tanto cuando efectúen pagos deben aplicar la retención en la fuente según las tarifas establecidas en el Estatuto Tributario (de renta o de Impuesto al Valor Agregado –IVA-), presentar y pagar las declaraciones de retenciones en la fuente mensuales (así sea en ceros, cuando no se haya aplicado retenciones en el mes), aparte deben expedir certificados de retenciones anualmente a los contribuyentes que les retuvieron.
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Si tienen actividades de ventas de bienes o servicios, deben registrarse en la DIAN en ventas, solicitar numeración para facturación, por ende facturar con IVA, llevar control sobre el IVA recaudado y pagado, presentar y pagar las declaraciones de IVA bimestralmente (así sea en ceros, cuando no haya ventas ni compras en el bimestre).
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Según la entidad sin animo de lucro y los resultados económicos de cada año de acuerdo a lo reglamentado en el Estatuto Tributario, deben presentar declaración de ingresos y patrimonio (o renta) por cada año gravable o fracción de año que tengan actividad hasta el momento de su liquidación y disolución como sociedad (para lo cual debe estar a paz y salvo en todo sentido).
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La no presentación de las declaraciones tributarias (las cuales tienen fechas específicas de vencimiento según el NIT asignado), acarrea sanción por extemporaneidad y por mora. La sanción mínima para el 2008 es de $ 221.000,oo por cada una de las declaraciones no presentadas.
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Todas estas sociedades tienen un ente de control y vigilancia, llámese superintendecia, departamento, municipio, etc. a los cuales debe rendir informes anuales donde van consignados el cumplimiento de todas sus obligaciones e información complementaria que el ente haya reglamentado.
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Todo cambio a los estatutos, reglamentos y directivos se valida por acta la cual debe registrarse en la Cámara de Comercio, previo pago del impuesto de registro en la Gobernación, en el ente de control y en la DIAN para que sea válido.
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No se trata de crear entidades sin ánimo de lucro por crearlas, hay que pensar si se necesitan y se puede cumplir con todas sus obligaciones para que desde que nazcan sean fuertes y verdadera solución a los problemas sociales que apuntan, si no se tiene en cuenta lo recomendado al momento de liquidarlas para disolverlas van a encontrar deudas millonarias ($), que imposibilitan este trámite.
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A manera de ejemplo, algunas entidades sin ánimo de lucro que existen en el municipio de Páez a las que se aplican estas recomendaciones: Asofb, Ademáster, Ascobe, Aspube, Coafropáez, Cootranspáez, Páez Vive F. M. Estéreo, Nasa Cha Cha, Ascamp, Funcasop, Nasa U´se, Fundación Casa de la Cultura, Servipáez. . .
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