Guía para el proceso de verificación de la información del año 2013

Guía para el proceso de verificación de la

información del año 2013

Lista de chequeo para evaluar el cumplimiento de obligaciones en el área administrativa, relacionadas con los más importantes elementos a tener en cuenta al Cierre contable del año 2013.

A.	Certificado de la Cámara de Comercio
		Hecho	Pendiente
1	¿Se tiene en el archivo de la empresa un de Certificado con no más de 1 mes de expedido?
2	¿En qué notaría se hizo la última escritura de reforma?
3	¿El domicilio que figura en el certificado corresponde al sitio donde están las oficinas?
4	¿Están debidamente inscritos los nombres de revisor fiscal principal y suplente?
5	¿Los revisores fiscales han aceptado su nombramiento?
6	¿La última reforma de escritura está debidamente registrada?
7	Si se renovó el registro mercantil oportunamente ¿se indica la fecha?
8	Analice si hay cambios en el objeto social en el último período contable.
9	Revise si la sociedad está vigente por no estar inmersa en ninguna de las causales de liquidación que establece el Artículo 457 del Código de Comercio (y si es una SAS observar el art. 34 de la Ley 1258 de 2008).
10	Si están registrados los representantes legales se debe verificar que sus nombres sean los correctos.
11	¿Están registrados los nombres de miembros de la Junta de Socios?
12	¿El representante legal ha actuado dentro de los límites económicos autorizados?
13	¿El Capital social es igual al señalado en los registros contables tanto en valores como en porcentajes?
14	¿Hay gravámenes prendarios o hipotecarios que no estén registrados en la contabilidad?
15	¿Hay embargos que figuran en el certificado pero  que no están registrados en cuentas de orden?
16	Observe si la situación de control o como grupo empresarial (art. 28 a 30 Ley 222 de 1995) está registrada en la Cámara de Comercio.
17	Si existe Junta Directiva, compruebe si se han pagado honorarios excluidos de IVA a sus miembros.

B.	Libro de Actas
		Hecho	Pendiente
18	Si se han registrado oportunamente las actas en la Cámara de Comercio revise las actas registradas, su concepto y su fecha.
19	¿Las actas están firmadas por el presidente y secretario (a)?
20	¿Los folios fueron anulados correctamente?
21	¿Se conservan en un ambiente seguro?
22	¿Se tiene libro de actas de asamblea de accionistas o de junta de socios?
23	¿Se tiene libro de actas de junta directiva?
24	¿Se incluyeron en las actas del año 2013 la correspondiente a la aprobación de los estados financieros cortados al 31 de diciembre del 2012 y su dictamen del revisor fiscal?
25	¿Durante el año 2013 hubo aprobación de distribución de participaciones o dividendos?
26	¿Se hizo el registro contable de la aprobación de distribución de dividendos o participaciones en el mismo mes de la aprobación?
27	¿Se conserva, para fines de certificación a los socios o accionistas, la información separada de las participaciones o dividendos gravados de los no gravados?
28	¿En caso de haber obtenido utilidades, se aprobó la apropiación de la reserva legal en la asamblea o junta de socios y se registró en la contabilidad después de su aprobación (según concepto 220-11533 de septiembre de 2009 de la Supersociedades, las SAS no están obligadas a apropiar reserva legal)
29	¿Se conservan preparadas las actas en orden consecutivo?
30	¿Se indicaron en el acta los nombres de quienes representaron en las reuniones a los socios o accionistas principales?
31	¿En los estatutos sociales está claramente establecida la convocatoria para las reuniones de junta o asamblea?
32	¿Se aprobó en el año la capitalización de la revalorización del patrimonio y esta se elevó a escritura pública?
33	¿Se hizo el registro contable correspondiente?
34	¿Se ha tenido en cuenta que esta capitalización es un ingreso no constitutivo de Renta o ganancia ocasional para los socios? (Ver art. 36-3 del E.T.)
35	¿Se aprobaron en el año readquisición de acciones o cuotas de interés social propias?
36	¿Se hicieron los registros contables correspondientes?
37	¿Se tenían aprobadas las reservas para esa readquisición de acciones o cuotas propias?
38	¿Se efectuó el registro de las cuotas de interés social o acciones propias readquiridas como parte del patrimonio, pero débito?
39	¿Si se vendieron cuotas o acciones readquiridas, hubo ganancia o pérdida en la operación o ninguna de las dos?
40	¿Si se hizo la venta de las cuotas o acciones propias readquiridas con ganancia el valor se registró en la cuenta prima en colocación de cuotas o acciones?
41	¿Si se hizo la venta de cuotas o acciones readquiridas y esta se hizo con pérdidas; el contador en forma inmediata hizo la reserva establecida en las normas contables en su artículo 88 del decreto 2649 de 1993?
42	¿Se tiene debidamente inscrito en la Cámara de Comercio el libro de socios o accionistas?
43	¿Se han registrado en éste libro los títulos expedidos?
44	¿Se han expedido los títulos (acciones) a los o accionistas adquirientes?
45	¿Son claros en este libro los registros tanto de aportes en limitadas o asimiladas como de los accionistas en las sociedades por acciones?

C.	Soportes contables y libros de contabilidad y socios
		Hecho	Pendiente
46	¿Se encuentran impresos los libros contables en hojas continuas ?
47	¿Se encuentran debidamente actualizados con base en las normas contables y tributarias?
48	¿Los comprobantes y soportes cumplen con las normas establecidas en los artículos 123 y 124 del decreto 2649 de l.993?
49	¿Los soportes de origen interno o externo están debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboran?
50	¿Los soportes se conservan archivados en orden cronológico de tal manera que es posible su verificación?
51	¿Las operaciones contables están respaldadas por comprobantes de contabilidad como lo establecen las normas contables y tributarias?
52	¿Los comprobantes de contabilidad están numerados consecutivamente con indicación del día de su preparación y de las personas que los han elaborado y autorizado?
53	¿Los estados financieros y la información de las declaraciones tributarias son elaboradas con fundamento en los libros de contabilidad?
54	¿Los libros de actas y el de registro de acciones o aportes, lo mismo que los comprobantes y soportes de contabilidad y la correspondencia se conservan  en debida forma?
55	¿En el período no se han sucedido pérdidas, extravíos o destrucción de libros o papeles contables?
56	¿Si ha sucedido algún extravío se ha colocado la denuncia ante la autoridad competente?
57	¿Se conoce la disposición que establece que los registros en los libros en caso de extravío deben reconstruirse en un plazo no superior a 6 meses después de la pérdida?
58	¿Se utiliza el plan de cuentas establecido para los comerciantes  o el que aplique según la entidad que les efectúa inspección, vigilancia o control?
59	¿Se tiene una adecuado back-up de la información contable?
60	¿Los archivos de la empresa son adecuadamente conservados?

D.	Obligaciones con la Superintendencia de Sociedades
		Hecho	Pendiente
61	Conoce si su empresa debe presentar informe para la Supersociedades por estar vigilada o por ordenamiento especial? Una de varias causales por las cuales una sociedad quedaría en condición de vigilada por la Supersociedades y por tanto obligada a entregar información financiera anual, es la establecida en el artículo 1 del decreto 4350 diciembre de 2006, norma en la que se indica que  pasarán a ser vigiladas a partir del 1 de abril siguiente las sociedades que al cierre del año tengan un total de activos incluidos los ajustes integrales por inflación, superior al equivalente a treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales o un total de  Ingresos brutos superiores al valor de treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales, ambos datos calculados con el salario de enero 1 siguiente a la fecha de corte (ver también concepto de Supersociedades 220-051001 del 23 de octubre de 2007 en el que se explica que es suficiente con que se cumpla uno solo de esos dos requisitos para pasar a la condición de vigiladas).
62	Revisó las fechas de presentación de la información de acuerdo con la resolución que la Supersociedades normalmente emite en su circular de noviembre de cada año.
63	Determine si está obligado a presentar información de estados financieros consolidados.
64	Tenga en cuenta si es necesario efectuar avalúos técnicos a diciembre31 para la propiedad, planta y equipo cuyo valor neto sea igual o superior a 20 salarios mínimos legales mensuales (al cierre del 2013 eso sería:  $ 589.500 x 20=  $ 11.790.000; ver el inciso octavo y siguientes del art. 64 del decreto 2649 de 1993)
65	¿Con fundamento en el artículo 64 del Decreto 2649, si no han pasado más de 3 años desde cuando se hizo el último avalúo técnico a los activos fijos, se entiende que ese último avalúo técnico se puede estar simplemente actualizando durante esos 3 años con indicadores específicos o a falta de estos con el IPC?
66	¿Observe si la presentación de la información para Supersociedades fue firmada por el representante legal, contador público y revisor fiscal?
67	Revisar si se han presentado respuestas a solicitudes de información especiales y si se han contestado en las fechas oportunas.
68	¿La Superintendencia ha ordenado rectificaciones de los estados financieros dentro del mes siguiente a su envío?
69	¿Hasta la fecha de ésta auditoría la Superintendencia ha ordenado correcciones a la información enviada?
70	¿Los funcionarios indicados en la solicitud de información de la Superintendencia son los que desempeñaban sus cargos a la fecha del reporte?
71	Observe si además de la información en línea solicitada, se enviaron en papel o electrónicamente los estados financieros, las notas, el proyecto de distribución de utilidades , el informe de gestión, la certificación y el dictamen debidamente firmados por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, en los casos en que les corresponde
72	Sabe que de acuerdo con el art.37 de la ley 222 de 1995 toda sociedad comercial está obligada a que sus estados financieros de fin de ejercicio deban estar firmados por Contador pues solo así se cumple con emitir estados financieros certificados?

E.	Información Exógena Tributaria
		Hecho	Pendiente
73	¿Tiene el conocimiento sobre el tipo de información que se haya llevado a las declaraciones de IVA, retención y renta.?
74	¿La empresa brinda o paga la capacitación sobre la preparación y presentación de la información exógena tributaria?
75	¿Conoce las fechas de presentación oportuna de la información exógena, con el fin de evitar el pago de sanciones?
76	¿El representante legal tiene la firma digital activa para efectos de la presentación de la información exógena?
77	¿El nivel de  ingresos brutos por los cuales se queda obligado a entregar la información exógena corresponde a los ingresos denunciados en la declaración de renta  del año anterior sumando los denunciados en la sección de  rentas ordinaras y los denunciados en la sección de ganancias ocasionales?
78	¿La DIAN ha enviado requerimientos por el  cruce de información que suministraron los demás reportantes de la información exógena tributaria?

F.	Normas relacionadas con las obligaciones como Gran Contribuyente y Autorretenedor
		Hecho	Pendiente
79	¿Conoce las Resoluciones expedidas por la DIAN en la que se asigna o se retira la condición de Grandes Contribuyentes?
80	¿Sabe cuáles son las nuevas obligaciones tributarias especiales le aplican a quienes empiecen a figurar en la lista de Grandes Contribuyentes?
81	¿Sabe usted  que cuando un gran contribuyente deja de ser calificado como tal cesan automáticamente sus responsabilidades respecto a esa obligación?
82	¿A solicitado usted a la DIAN, autorización para actuar como autorretenedores de renta?

G.	Normas relacionadas con la facturación recibida
		Hecho	Pendiente
83	¿Las facturas recibidas cumplen con las normas establecidas en el artículo 617 del Estatuto tributario?
84	¿Las  facturas cumplen con los requisitos establecidos en el art. 771-2 y por tanto sirven para la procedencia de los costos e impuestos descontables?
85	¿Esas facturas tienen la resolución de autorización de numeración de la facturación emitida por la DIAN?
86	¿Se ha revisado el cumplimiento del plazo de dos años para renovar esa autorización?
87	¿Las facturas son firmadas por quienes tienen la responsabilidad frente a la venta?
88	¿Si se tienen varios establecimientos de comercio se lleva el libro de control de facturación?
89	¿Llenan los requisitos que establece la ley el documento elaborado para soportar las compras a personas del régimen simplificado del IVA?
90	¿Los documentos o cuentas de cobro recibidos de los no obligados a facturar cumplen con lo indicado?
91	¿Está enterado de la obligación que tienen quienes facturan por Computador de preparar como medida de control fiscal el Comprobante de registro Diario.

H.	Normas relacionadas con el cumplimiento oportuno de las obligaciones tributarias
		Hecho	Pendiente
92	¿Se han solicitado a la DIAN listado de deudas pendientes?
93	¿Se tienen denuncias penales instauradas en contra de la empresa por el no pago oportuno de las declaraciones de IVA o de retención en la fuente? (ver art.402 del Código Penal, Ley 599 de 2000 y el art. 16 del decreto 3050 de 1997modificado con el decreto 2321 de junio 30 de 2011)
94	¿Se contestan oportunamente los requerimientos especiales de la DIAN?
95	¿Se tienen casos en el contencioso administrativo sin definir?
96	¿Si se ha participado en fusiones, la empresa fusionante se dedujo las pérdidas fiscales de la fusionada? (ver art. 147 del E.T.)
97	¿Se Liquidan los rendimientos presuntivos por préstamos en dinero a socios, y sobre los préstamos de los socios a la  empresa? (ver art. 35 del E.T.).

I.	Normas relacionadas con las autoliquidaciones de aportes para las EPS
		Hecho	Pendiente
98	¿Ha validado que los aportes retenido por salud y pensión a los trabajadores se hayan pagado al sistema?
99	¿Se han dejado de afiliar a trabajadores al sistema.?
100	¿La empresa esta beneficiada por la exención de aportes parafiscales y de SS establecidos en el Ley 1429 del 2010 y/o  Ley 1607 del 2012.?
101	¿Se han reportado trabajadores con un ingreso básico de cotización diferente al real.?
102	¿La empresa ha pagado  aportes parafiscales y de SS por personas sin vínculo laboral?
103	¿La empresa está afiliada a una sola ARL?
104	¿La empresa a realizado la presentación y pago extemporáneo en los aportes parafiscales y aportes de SS?
105	¿Se ha reportado oportunamente el retiro de los empleados?
106	Compruebe si un contratista independiente que a su vez  contrata trabajadores que laboren por su cuenta en la misma empresa ha registrado y cancelado la salud y pensión de éstos.