Contabilización de Ingresos Recibidos Para Terceros

CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PUBLICA
CONCEPTO No 056 DE 2002
CONSULTANTE: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
TEMA DE LA CONSULTA: CONTABILIZACION DE INGRESOS RECIBIDOS PARA
TERCEROS
PROBLEMA CONSULTADO
"Con la presente solicito se me informe como debo realizar mis asientos contables en lo
referente a mis ingresos operacionales, teniendo como base que mi actividad es el
transporte terrestre de carga a nivel nacional, que dicho servicio lo presto en vehículos
de propiedad de terceros y de acuerdo con el estatuto tributario articulo 102-2.
CONSIDERACIONES
1 - "Las Cuentas y documentos por pagar representan las obligaciones a cargo del ente
económico originadas en bienes o en servicios recibidos. Se deben registrar por
separado las obligaciones de importancia, tales como las que existan a favor de
proveedores, vinculados económicos, directores, propietarios del ente y otros
acreedores."1
2- “Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo
con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser
reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe
indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la
situación financiera y los resultados del ejercicio”. (artículo 11 del Decreto 2649 de
1993)
3 - “Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto
de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de
origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan
en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o,
dejando constancia en éstos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden
cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
1 Decreto 2649 de 1993, Articulo 75
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como
ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle”.
(artículo 123 del Decreto 2649 de 1993)
4 - DISTRIBUCIÓN DE LOS INGRESOS EN EL TRANSPORTE TERRESTRE
AUTOMOTOR. "Cuando el transporte terrestre automotor se preste a través de
vehículos de propiedad de terceros, diferentes de los de propiedad de la empresa
transportadora, para propósitos de los impuestos nacionales y territoriales, las
empresas deberán registrar el ingreso así: Para el propietario del vehículo la parte que
le corresponda en la negociación; para la empresa transportadora el valor que le
corresponda una vez descontado el ingreso del propietario del vehículo".2
5 - OTROS PASIVOS - INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS
El Decreto 2650 de 1993, prevé la siguiente DESCRIPCION y DINAMICA. Registra los
dineros recibidos por el ente económico a nombre de terceros y que en consecuencia
serán reintegrados o transferidos a sus dueños en los plazos y condiciones convenidos.
CREDITOS
a. Por los valores recibidos a nombre de terceros.
DEBITOS
a. Por los valores entregados a los respectivos terceros,
b. Por el valor de la comisión que pudiere pactarse sobre los recaudos realizados a
nombre del tercero.
6 - El Consejo Técnico se pronunció sobre este tema, en el Concepto 031 del 11 de
Septiembre de 2001.
CONCEPTO
Para el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, de las anteriores consideraciones y
teniendo en cuenta la naturaleza de la operación en consulta, la cual desde el punto de
vista tributario cuenta con definiciones claras respecto del ingreso para la empresa de
transportes o intermediario, y su responsabilidad sobre los valores que ha de manejar
con destino a quien materializó el servicio utilizando su propio equipo de transporte, el
legislador en materia tributaria se apoya en los preceptos de la norma contable, de tal
suerte que el tratamiento contable exige registrar los valores recibidos por las
operaciones en comento, abonando al ingreso bajo el concepto de transporte o
agenciamiento, la parte correspondiente a la empresa de transportes o intermediaria; y
a favor del propietario del vehículo la parte que a él corresponda, según se haya
2 Artículo 102-2 del E.T.. Adicionado por la Ley 633 de 2000, Art. 19.
pactado en la negociación, como un pasivo bajo el concepto de Ingresos recibidos para
terceros, adecuando su codificación a lo previsto en el Decreto 2650 de 1993, P.U.C.
para comerciantes.
El presente concepto fue aprobado por la Sala Plena del Consejo Técnico de la
Contaduría Pública, en la sesión realizada el 12 de Noviembre de 2002, actuando como
ponente el Consejero Héctor Jaime Correa Pinzón y con los votos positivos de los
Consejeros Luis Antonio Anaya Bernal, Neftalí Ríos Serrano, María Ofelia Polanco
Mayorga, Norma Dolly Castañeda Mesa, Luis Alfredo Caicedo Ancines, Ernesto Fajardo
Rodríguez y Jesús María Peña Bermúdez. El anterior concepto tiene los alcances
previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
HÉCTOR JAIME CORREA PINZÓN MYRIAM ALVAREZ ALVAREZ
Presidente Secretaria

SOCIEDADES COMERCIALES

SOCIEDADES COMERCIALES

Sociedades Comerciales: Son de naturaleza comercial cuando contemplan dentro de su objeto social la ejecución de una o más actividades mercantiles entre ellas se encuentran:

o Sociedades de Personas

o Sociedades de Capital

o Sociedades de Naturaleza Mixta

o Sociedades de Comercialización Internacional

SOCIEDADES DE PERSONAS: Aquellas en las que se conocen todos los socios y en la cual tanto en la sociedad como en los negocios responden con su patrimonio, solidaria e ilimitadamente con las obligaciones, lo que les da derecho a todos los socios de administrar la sociedad. Entre este tipo de sociedades se encuentra la sociedad colectiva y la comandita simple.

o Sociedad colectiva: en estas sociedades predominan las cualidades individuales de quienes se asocian y la confianza que se tengan, la responsabilidad es solidaria e ilimitada, es decir, todos responden por las actuaciones que realicen la sociedad y los otros socios. La razón social de sociedad colectiva se conforma con el nombre completo o el apellido de alguno de los socios, o con los nombres o los apellidos de todos los socios seguido de las expresiones “& compañía”, “& hermanos”, “e hijos” u otras análogas. Se requieren por lo menos dos personas para conformarla y no existe límite máximo. El capital se divide en partes que pueden ser de distinto valor, y cada socio, independientemente de su aporte tiene derecho a un voto en la junta de socios. La representación legal corresponde a todos los socios salvo que la deleguen en un consocio o un tercero.

o Sociedad comanditaria o comandita simple: esta sociedad tiene dos categorías de asociados: los gestores y los comanditarios. Los gestores o colectivos administran

la sociedad, representan y tienen responsabilidad solidaria e ilimitada por las operaciones sociales, por cuanto no es necesario que den algún tipo de aporte. Los comanditarios son los que hacen los aportes no intervienen en la administración de la sociedad y responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus respectivos aportes.

En las sociedades en comandita simple, como mínimo debe haber un socio gestor o colectivo y un socio comanditario, y el capital debe pagarse intelectualmente al construirse la sociedad e inmediatamente se haga cualquier reforma a dicho capital. La sociedad en comandita simple se integra con el aporte del capital de los socios comanditarios o con el de estos y de los socios gestores simultáneamente y se divide en cuotas de igual valor. El socio gestor por el solo hecho de serlo tiene derecho a un voto y los socios comanditarios tienen derecho a un voto por cada cuota de capital que posean. Si son varios socios gestores sus decisiones deben tomarse por unanimidad, y los comanditarios por mayoría. Debe haber por lo menos un socio gestor y cinco accionistas.

SOCIEDADES DE CAPITAL: Son aquellas en las que no se sabe quienes son los socios y estos responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones sociales. A esta clasificación pertenecen las sociedades anónimas y comanditas por acciones.

o Sociedad Anónima: Se identifica con la denominación que determinen los socios seguida de las palabras “sociedad anónima” o su abreviatura “S.A.”. Se debe conformar mínimo con cinco accionista no tiene un tope máximo de accionistas y su responsabilidad es limitada al valor de sus aportes. La representación de la sociedad y administración de los negocios sociales, corresponden al representante legal y suplentes, quienes podrán ser nombrados indefinidamente y removidos en cualquier tiempo. Son elegidos por junta directiva aunque en los estatutos pueden delegarse esta designación a la asamblea de accionistas. El capital se divide en acciones de igual valor que se representan en títulos valores libremente negociables y se dividen en tres clases:

o Autorizado: Es la cuantía fija que determina el tope máximo de

capitalización de la sociedad; este tope es fijado por los accionistas libremente.

o Suscrito: Es la parte del capital autorizado que los accionistas se comprometen a pagar a plazo, y debe ser al momento de su constitución no menos de la mitad del autorizado.

o Pagado: Es la parte del suscrito que los accionistas efectivamente han pagado y que ha ingresado a la sociedad el cual, al constituirse esta no puede ser menos de la tercera parte del capital suscrito.

o Sociedades en comanditas por acciones: Se constituye con las mismas solemnidades que la sociedad colectiva. No es necesario que intervengan los socios comanditarios. La sociedad una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados. Para todos los efectos legales y para aspectos fiscales los accionistas deben declarar patrimonio y renta. La sociedad paga un (%) sobre las utilidades. Número de socios se constituye con 1 o más colectivos y por lo menos 5 comanditarios. El capital estará representado en acciones de igual valor. El aporte de industria de los socios gestores no formara parte del capital social. Al constituirse la sociedad deberá suscribirse por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado y pagarse siquiera la tercera parte del valor de cada acción suscrita. Se prohíbe enunciar el capital autorizado sin mencionar el suscrito y el pagado y expresar el capital suscrito sin indicar el pagado. El plazo para cancelar la totalidad de acciones suscritas no excederá de un año a partir de suscripción.

La responsabilidad de cada uno de los socios será ilimitada para los gestores o colectivos y hasta el monto de sus respectivos aportes para los comanditarios. La negociabilidad de las particiones será como en la sociedad colectiva para los socios gestores y como en la sociedad anónima para los socios comanditarios. 

Con relación a la razón social se agregara en todo caso la indicación abreviada “SCA” (sociedad en comandita por acciones). La administración corresponde a los socios colectivos quienes podrán ejercerla directamente o por sus delegados. Los comanditarios no podrán ejercer función de la representación de la sociedad sino como delegados de los socios colectivos para negocios determinados. Las funciones de los socios son las misma que en la sociedad comandita simple, lo mismo que la distribución de utilidades. El tiempo de duración debe ser definido y debe fijarse en la escritura pública. Los causales de disolución se dan por: vencimiento de término previsto, imposibilidad de desarrollar la empresa social, reducción de un número de asociados, declaración de quiebra de la sociedad, decisión de los socios, decisión de autoridad y por pérdidas que reducen el patrimonio neto a menos de 50% de capital suscrito

SOCIEDADES DE NATURALEZA MIXTA: 

Aquella en la cual se sabe quienes son los socios, pero esto responden solamente hasta el monto de sus aportes. A esta clasificación pertenecen las sociedades responsabilidad limitada. o Sociedades de responsabilidad limitada: Se identifican con la denominación o razón social que determinen los socios, seguida de la palabra “limitada” o su abreviatura “Ltda.”. En caso de no cumplir la regla antes descrita, los socios son responsables solidaria e ilimitadamente frente a terceros. En cuanto a la responsabilidad, cada socio responde, hasta por el valor de su aporte pero es posible pactar para todos o algunos de los socios una responsabilidad mayor, prestaciones, asesorías o garantías suplementarias, expresando su naturaleza, cuanta, duración y modalidades. El capital está dividido en cuotas o partes de igual valor que debe ser pagado en su totalidad al momento de constituir la sociedad, así como al momento de solemnizar cualquier aumento del mismo. Este tipo de sociedades debe constituirse con dos o más socios y el número máximo es de 25. La administración de los negocios y la representación de la sociedad corresponde a los socios quienes pueden disponer de que la representación recaiga solo en alguno o algunos o en un tercero. En reuniones de la junta de socios, cada socio tiene tantos votos como cuotas posea en la compañía, las decisiones deberán ser tomadas por un numero plural de socios que represente la mayoría absoluta es decir, la mitad mas uno de las cuotas en que se halle dividido el capital de la compañía, aunque se puede pactar en los estatutos una mayoría superior a la absoluta para la toma de determinadas decisiones. Las reformas estatutarias deben aprobarse con el voto favorable de un número plural de socios que represente mínimo el setenta por ciento de las cuotas en que se divide el capital social salvo que se estipule una mayoría superior en los estatutos.

SOCIEDADES DE COMERCIALIZACIÓN INTERNACIONAL (CI): Es un instrumento de promoción y apoyo a las comercializaciones, a través del cual las empresas que tengan por objeto principal efectuar operaciones de comercio exterior y, particularmente, orientar sus actividades hacia la promoción y comercialización de productos colombianos en los mercados externos, recibiendo además algunos beneficios tributarios.

Constitución: Constituirse como sociedad de comercialización internacional, CI, mediante escritura pública según alguna de las formas societarias establecidas por el código de comercio. Razón social: deben incluirse dentro de la razón social la expresión “sociedad de comercialización internacional” o en su defecto la sigla CI. Objeto social: tendrá por objeto principal efectuar operaciones de comercio exterior y, particularmente, orientar sus actividades hacia la promoción y comercialización de productos colombianos en los mercados externos. Registrar la constitución en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la sociedad. Obtener el NIT ante la dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN. Realizar la inscripción en el registro nacional de exportadores. Para realizar la inscripción de la comercializadora internacional, CI,

ante el ministerio de comercio exterior, se debe tener en cuenta lo siguiente: solicitar a la dirección general de comercio exterior su dirección de instrumentos de promoción, zonas francas y sociedades de comercialización internacional, el formulario de solicitud de inscripción como comercializadora internacional. 

Diligenciar y presentar ante la citada dependencia del ministerio de comercio exterior: Original del formulario de solicitud de inscripción como comercializadora internacional. Original del certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio de la sociedad. El registro nacional de exportadores. Fotocopia del NIT. Estudio de mercados.

Requisitos Para El Registro De La Constitución En La Cámara De Comercio: Verificar previamente en la cámara de comercio que no exista otra sociedad o establecimiento de comercio con el mismo nombre de la que se pretende registrar. Tanto la sociedad comercial como la civil se constituyen mediante escritura pública ante notaria y debe contener como mínimo los siguientes requisitos establecidos en el artículo 110 del código de comercio. Comparecencia y firma de los socios o sus apoderados. Nombre, domicilio e identificación de los socios. Nombre de la sociedad. Domicilio social. El objeto social, enunciando en forma clara las actividades principales. El capital Social, el número de cuotas en que se divide, el valor de cada cuota y los aportes que corresponden a cada socio. En las sociedades por acciones el capital autorizado, suscrito y pagado, el número de acciones y el valor de cada acción. Debe resaltarse que no existe un valor mínimo ni uno máximo de capital.

La forma de administración o representación legal de la sociedad y las atribuciones y limitaciones del representante legal. En caso de que no mencione las facultades del representante legal, se entenderá que tiene las facultades prevista en la ley comercia. La duración precisa de la sociedad. Los nombramientos de representantes legales y órganos de administración y fiscalización. La constancia de aceptación de los cargos y sus identificaciones, salvo que las personas designadas firmen la escritura pública. Cláusula compromisoria. 

Diligenciar el formulario de matricula mercantil que se vende en cualquiera de las sedes de la cámara de comercio, sin tachones o enmendaduras y firmado por el representante legal. La sociedad debe presentar la solicitud de matrícula en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va a tener su domicilio principal. Y para el efecto debe presentar la escritura pública de constitución, el formulario de matrícula y las cartas de aceptación de los nombramientos que se efectúan ya sea de representantes legales, junta directiva y revisores fiscales sino están firmando la escritura pública de constitución. Una vez ingresen los documentos, se cobraran los derechos de inscripción de matrícula y del impuesto de registro. Estos son unas tarifas establecidas por el gobierno anualmente y son una tarifa fija; la matricula se calcula de acuerdo con el capital y el impuesto de registro es el 0.7% del capital. En caso de que en la constitución de la sociedad se aporten bienes inmuebles, primero deberá registrarse la escritura en la oficina de registro de instrumentos públicos, después, con la copia del recibo de pago y con todas las formalidades anteriormente descritas se registrara en la cámara de comercio y se pagan solamente los derechos de inscripción y la matricula, por cuanto en la oficina de registro de instrumentos públicos se paga el impuesto de registro. Con la cámara de comercio quedan obligados a renovar la matricula mercantil anualmente durante los tres primeros meses del año. Tanto la comercial como la civil se constituyen de la misma manera.

Tabla de retención en la fuente año 2013

TABLA  RETENCION ENLA FUENTE 2013

Para realizar los cálculos respectivos se ha tomado como referencia el valor del Uvt vigente para el año 2013 ($26.841).

Concepto	Base Uvt	Base pesos	Tarifa
Venta  de Bienes Raíces	0	100%	1%
Contratos de construcción  y urbanización	0	100%	1%
Compra  de combustible	0	100%	0.10%
Consultoría en obras públicas	0	100%	2%
Intereses o rendimientos financieros	0	100%	7%
Honorarios y comisiones *	0	100%	10%/11%
Arrendamiento de bienes muebles	0	100%	4%
Contratos de consultoría y administración delegada	0	100%	6%
Compras	27	725.000	3,5%
Servicios en general  **	4	107,000	4%/6%
Por emolumentos eclesiásticos ***	27	725,000	3,5%/4%
Servicios de transporte de carga	4	107,000	1%
Servicios de  transporte nacional de pasajeros	27	725,000	3.50%
Servicios  temporales	4	107,000	1%
Servicios de aseo y vigilancia	4	107,000	2%
Arrendamiento de bienes raíces	27	725,000	3.50%
Loterías, Rifas, Apuestas y similares	48	1,288,000	20%
Servicios de hoteles y restaurantes	4	107,000	3.50%
Otros ingresos tributarios	27	725,000	3.50%
Compra de productos  agrícolas  sin procesamiento industrial	92	2,469,000	1.50%
Compra de productos  agrícolas  con procesamiento industrial retenedores	27	725,000	3.50%
Compra de café pergamino o cereza	160	4,295,000	0.50%
Retención en colocación independiente de juegos de suerte y azar	5	134,000	3%

(*) 11% para pagos o abonos en cuenta a Personas Jurídicas y asimiladas

(**) 6% para no obligados a declarar renta.

4%  para personas jurídicas y personas naturales obligadas a declarar renta.

(***)  4% por emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales declarantes de renta.

3.5% por emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales no declarantes de renta.

Inscripción de una ESAL

Renueve la inscripción de su ESAL

La Cámara de Comercio de Bogotá le informa que, según lo establecido en el artículo 166 del Decreto 019 de 2012, desde el pasado 1 de enero de 2013 usted debe renovar la inscripción de la Entidad Sin Ánimo de Lucro a la que representa.

Con el fin de mantener la actualización del registro y garantizar la eficacia del mismo, usted debe realizar la inscripción o renovación de la ESAL a la que representa utilizando el nuevo Formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), el cual integra la información de todos los registros públicos.

¿Qué entidades deben realizar la renovación de su inscripción?

Deben renovar  todas las entidades  inscritas en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro:

• Asociaciones, corporaciones y fundaciones
• Entidades de la economía solidaria (Cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales)
• Veedurías ciudadanas
• Entidades  extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior

¿El trámite tiene algún costo?
El costo de la renovación de la inscripción como ESAL se liquida con base en:

- Total de activos indicado en el formulario del Registro Único Empresarial y Social RUES (información financiera)
- Balance General con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, de acuerdo con las tarifas vigentes para el Registro Mercantil.

Se cobrará con tarifa $0 a:
• Cooperativas y precooperativas de trabajo asociado
• Entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior
• Veedurías ciudadanas

Cuentas de Orden

LAS CUENTAS DE ORDEN

1.           INTRODUCCIÓN

El limitado espacio de la partida doble no es el escenario propicio para comunicar de manera acertada los hechos económicos, y más que acertada para informar de manera íntegra y oportuna el hecho económico y sus consecuencias.  Una cosa es comunicar a través de un registro contable los valores que se desprenden por el pago de las prestaciones sociales en un despido de un trabajador y otra muy diferente es comunicar las consecuencias económicas y sociales que supone una demanda laboral.  Ahí, en ese momento, se hace importante el manejo adecuado de la cuenta de orden.

2.      MARCO TEÓRICO

2.1.      Marco General

El DR 2649/93 como marco general de la contabilidad en Colombia, hace obligatorio el manejo de las cuentas de orden cuando en su artículo  34  enumera  los  elementos  de  los  estados  financieros así:

 " Son elementos de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden".  Tal enunciado trae como consecuencia que las cuentas de orden tienen la misma importancia que los activos, los pasivos y el patrimonio y que por lo tanto, el no registrarlas supone que la contabilidad no se lleve en debida forma.

2.2.   Clasificación

Dentro del mismo marco teórico general el DR. 2649/93, clasifica las cuentas de orden en sus artículos 42,43,44 y 45 como cuentas de orden contingentes, cuentas de orden fiduciarias, cuentas de orden fiscales y cuentas de orden de control.

Hablar de cada una de ellas es una tarea extensa, importante, pero sobre todo que gratifica, en la medida que la cuenta de orden permite narrar sucesos,  explicar situaciones y " descongelar" las cifras de los estados financieros.

2.2.1.         Cuenta de Orden Contingente

Lo primero será definir lo que para el artículo 42 del DR. 2649/93 es una cuenta de orden contingente: "… reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico".

El artículo 110 del DR. 2649/93 a su vez define como deben registrarse las contingencias:

" …

1.           Se deben registrar bajo " Cuentas de orden por derechos contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.

2.           Se deben registrar bajo " Cuentas de orden por responsabilidades contingentes" los compromisos o contratos que se realicen con posibles obligaciones.

… "

El DR. 2650/93 como plan único de cuentas para comerciantes ha dividido las contingencias así:

                            DÉBITO                                            CRÉDITO

81      Derechos contingentes              91     Responsabilidades

contingentes

8105   Bienes y valores entregados         9105        Bienes y valores recibidos

en custodia.                                      en custodia.

8110   Bienes y valores entregados         9110        Bienes y valores recibidos

en garantía.                                      en garantía.

8115   Bienes y valores en poder             9115        Bienes y valores recibidos

de terceros.                                       de terceros.

         8120  Litigios y/o Demandas               9120 Litigios y/o Demandas

         8125  Promesas Compraventa              9125 Promesas de Compraventa

  9135  Cuentas en Participación

8195  Diversas                                    9195 Otras responsabilidades

                                                                  contingentes.

Como bien puede observarse los derechos contingentes y las responsabilidades contingentes obedecen a partidas que son recíprocas, quiere esto decir, que cuando una empresa registra un derecho contingente otra debiera registrar una obligación contingente, excepto en las cuentas en participación, que por la naturaleza del contrato, solo la registra quien está manejando el negocio.

2.2.1.1. La Contrapartida

Siempre habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra, que para los derechos contingentes (81) será la cuenta  84 y para las responsabilidades contingentes (91)  será la cuenta 94;  su composición a partir del tercer dígito será similar a la cuenta de orden; es decir:

81           Derechos contingentes        84      Derechos contingentes

                                                                    por contra (cr)

8105         Bienes y valores               8405   Bienes y valores     

               entregados en custodia                  entregados en custodia 

         810505     Valores Mobiliarios      840505  Valores Mobiliarios

Semejante a este ejemplo se procede con las demás cuentas de orden y su respectiva cuenta de orden por contra. 

2.2.1.2. Ejemplo Ilustrativo

Supongamos que una sociedad Yer S.A. le entrega a la sociedad Zer S.A. un bien en custodia, consistente en unas acciones de valor nominal $50'000.000 y valor de mercado $360'000.000 y serán custodiadas mientras la empresa cambia de sede social, que se espera sea en junio 30/2001.

Registro en la sociedad que entrega las acciones.

810505      Cuenta Orden/ Acciones               360'000.000

840505      Cuenta Orden-Contra/Acciones            360'000.000

Explicación: Para registrar las acciones de valor nominal $50'000.000

y valor de mercado 360'000.000 entregadas a  la  sociedad Zer S.A., para que sean custodiadas,  mientras  se cambia de sede, que se espera será el 30 de junio de 2001.

        

         Registro:    En la sociedad que recibe las acciones en custodia.

        

         940505      Cuenta Orden - Contra/Acciones 360'000.000

         910505               Cuenta Orden / Acciones              360'000.000    

Explicación:         Para registrar las acciones recibidas en custodia de la sociedad Yer S.A., y que serán devueltas en junio 30/2001.

Nota: Se considera de gran importancia que la cuenta de orden tenga una  explicación amplia, de modo que no quede ninguna duda acerca de su funcionalidad ni de lo que se pretende presentar.

2.2.2. Cuenta de Orden Fiduciaria

El artículo 43 del DR. 2649/93 las define como aquellas que " …. Reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico. "

El artículo 110 del DR. 2649/93 en el numeral 5 dice: " tratándose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los principios de contabilidad  generalmente aceptados y lo dispuesto en normas especiales."

En el plan de cuentas no aparecen unas cuentas definidas y separadas para la fiducia; pero sí nos atenemos a lo estipulado en las cuentas 1245 - Derechos fiduciarios - y 1625 - Derechos -, podemos tener claridad sobre el modo de registrarlas; veamos:

1245 - Derechos fiduciarios

124505 Fideicomisos de Inversión Moneda Nacional

124510 Fideicomisos de Inversión Moneda Extranjera

y adicionalmente en:

1625          Derechos

1625 15 En fideicomisos inmobiliarios

1625 20 En fideicomisos de Garantía

1625 30 En fideicomisos de Administración

Con lo anterior concluimos que la fiducia debe registrarse, dependiendo de su calidad, en la cuenta de orden contingente, si la fiducia es de garantía.

81          Derechos contingentes

8110    Bienes y valores entregados en garantía

Pero si la fiducia es inmobiliaria o de administración debe registrarse tal y conforme lo dice la dinámica de la cuenta 1625 - Derechos -aunque esta también contiene el fideicomiso en garantía; quien utilice una u otra cuenta tendrá su propio marco conceptual para hacerlo. 

La dinámica dice:

" …..

El valor asignado al bien (es) en fideicomiso se revelará en cuentas de orden bajo el código 839520 - Bienes en Fideicomiso. … "

El plan de cuentas para comerciantes no contiene ninguna cuenta en el pasivo para bienes recibidos en Fideicomiso en consideración a que esta operación obedece al sector bancario y en tal sentido no tiene, como podría esperarse, este registro en la cuenta 93 - Acreedores de control -

2.2.2.1. La Contrapartida

Siempre habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra, y que para la fiducia obedece a  la contrapartida  de la 81, que es la 84 -; si es que quiero registrar la fiducia de garantía en esta cuenta; para el efecto quedaría así:

81         Derechos contingentes               84 -     Derechos contingentes

                          por contra (cr)

8110         Bienes y valores entrega             8410     Bienes y valores entrega

dos en garantía                                     dos en garantía

         811005   Valores mobiliarios                 841005  Valores mobiliarios

         811010   Bienes Muebles                      841010  Bienes Muebles

         811015   Bienes Inmuebles                   841015  Bienes Inmuebles

         811099   Ajustes por Inflación              841099  Ajustes por Inflación

        

Para la fiducia inmobiliaria o administrativa deberán manejar la cuenta 839520 - Bienes en Fideicomiso-cuya contrapartida será:

83        Deudoras de control            86        Deudoras de control

                                                                           por contra (cr)

8395    Otras cuentas deudoras         8695    Otras cuentas deudoras de

            de control                                        control

         839520 Bienes y  valores  en             869520 Bienes y valores en

                      Fideicomiso                                   Fideicomiso

2.2.2.2. Ejemplo Ilustrativo

Supongamos que una sociedad le entrega a un banco un terreno en garantía a un préstamo cuyo valor en libros es 100'000.000 pero cuyo valor comercial será $ 250'000.000; el préstamo es de 180'000.000 y será cancelado en 18 meses.

Supongamos además que la sociedad lo registra por derechos contingentes:

        

Registro:

811015      Cuentas de Orden/ Terreno 250'000.000

841015      Cuentas de Orden-contra/Terreno        250'000.000

Explicación:         Para registrar el terreno entregado en garantía cuyo valor en libros es $ 100'000.000 y cuyo valor comercial es $250'000.000.    El   préstamo   que   avala   el   terreno es de $180'000.000 pagaderos en 18 meses.

Si la opción es registrar la fiducia en garantía por la  cuenta  83

-  el  registro sería:

839520      Cuenta de Orden - / Terreno        250'000.000

869520      Cuenta de orden - contra/ Terreno       250'000.000

Explicación: La misma anterior.

Nota:          Siempre habrá de tenerse en cuenta que los bienes que se entreguen en fiducia que son susceptibles de ajustar por inflación, deben ajustarse.

2.2.3. Cuentas de Orden Fiscal

El artículo 44 del DR. 2649/93 las define como aquellas que " deben reflejar las diferencias existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse."

El artículo 110 del DR. 2649/93 que define las normas para el registro de las cuentas de orden no menciona las fiscales; así mismo el decreto 2650/93 que es el plan único de cuentas sólo define las cuentas mayores, que son las siguientes:

 82   -    Deudores Fiscales                85   -      Deudores Fiscales por

                                                                      contra (cr)

92    -    Acreedores Fiscales              95   -      Acreedores Fiscales por

                                                                              contra (Db).

La  dinámica  para  la  cuenta  82  -  Deudoras  Fiscales;  está

Definida así:

"   Registra   las   diferencias   existentes  entre  el  valor  de  las

cuentas  de  naturaleza    activa   según   la  contabilidad  y  las 

de igual naturaleza utilizadas  para propósitos de declaraciones

tributarias.   Comprende conceptos tales como diferencias entre

costo  contable  y  fiscal,  entre  corrección  monetaria contable y

fiscal,  pérdidas  fiscales  por  amortizar  y  exceso  entre   renta

presuntiva y renta líquida por amortizar".

Así mismo la dinámica de la cuenta 92 - Acreedores Fiscales, - expresa su descripción así:

" Comprende el valor de las diferencias existentes entre las cuentas de naturaleza  crédito,  según  la  contabilidad,  y  las de igual naturaleza utilizados para propósitos de declaraciones tributarias, entre las cuales se pueden mencionar los originados en depreciaciones, diferidos y diferencias entre corrección monetaria".

Ninguna de las dos definiciones agota los conceptos que pueden abarcar las diferencias entre lo contable y lo fiscal, tal y conforme se esperaba de un marco general; pero hay que entender que los conceptos no solamente tienen que ver con el estado de resultados, también tiene que tener presente las cuentas de balance por las diferencias existentes entre lo contable y lo fiscal en lo relacionado a activos, pasivos y patrimonio.

2.2.3.1. La Contrapartida

Como todas las demás cuentas de orden, las de orden fiscal tiene su contrapartida en las cuentas:

85     -     Deudoras Fiscales por Contra (Cr)

95     -     Acreedoras Fiscales por Contra (Db).

Quiere esto decir, que siempre que vamos a registrar una diferencia entre lo contable y lo fiscal, lo primero es definir cual es la cuenta que dá origen a la diferencia, para definir su naturaleza y de acuerdo a esto registrarlo en la cuenta 82 o en la cuenta 92.

2.2.3.2. Ejemplo Ilustrativo

Para ilustrar el registro de la diferencia entre lo contable y lo fiscal debemos presentar dos ejemplos, uno para las cuentas de carácter débito y otro para las cuentas de carácter crédito.

2.2.3.2.1. Ejemplo:      Diferencia proveniente de cuentas de carácter

débito

Supongamos que se va a registrar una diferencia entre el gasto contable y la deducción fiscal por una diferencia temporal.  Que el gasto  contable asciende a $ 63'400.000 y  que  la  deducción  es  de $60'000.000.

Hagamos el registro por el mayor valor de lo contable sobre lo fiscal.

Registro    

82 XXXX    Cuenta de Orden / Gastos   3'400.000

85 XXXX    Cuenta de Orden-Contra/ Gastos         3'400.000

Explicación Para registrar el mayor valor del gasto por la diferencia temporal en la causación del gasto-impuesto Industria y Comercio del mes de diciembre.

2.2.3.2.2. Ejemplo: Diferencia Proveniente de Cuentas de carácter

     crédito.

Supongamos que vamos a registrar una diferencia entre el ingreso contable y el ingreso fiscal por el reconocimiento de intereses presuntivos de $ 2'000.000.

Registro

95XXXX     Cuentas de orden-contra/Ingresos     2'000.000

92XXXX              Cuentas de orden/Ingresos               2'000.000

Explicación: Para registrar la diferencia entre el ingreso contable y el

Ingreso fiscal proveniente del cálculo de intereses presuntivos.

Otra forma de hacer los registros es ir siempre de lo contable hacia lo fiscal. ¿ Cuánto debo debitar a lo contable para que sea igual a lo fiscal ?

Nota: Cuando se trabaje con las cuentas de orden fiscal ha de tenerse en cuenta lo siguiente:

§  Es necesario hacer un plan de cuentas que permita distinguir los tipos de diferencias que pueden surgir entre lo contable y lo fiscal, ubicados en los dígitos del 3 al 6 de cada código.

§  Hay que poner en consideración y definir cómo se manejan las diferencias cuando sean contrarios a su naturaleza; por ejemplo cuando el gasto contable es inferior a la deducción como en el caso de las pérdidas fiscales.

§  Una forma simple de abordar la situación está compendiada en el libro  " Cuentas de Orden Fiscal " de Javier E. García Restrepo.

2.2.4.         Cuentas de Orden de Control

El artículo 45 del DR. 2649/93 define las cuentas de orden de control como las " utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquel.  Se usa también para ejercer control interno. "

El articulo 110 del DR. 2649/93 no menciona las cuentas de orden de control por lo tanto, es necesario atenernos  a lo que sobre el particular dice el DR. 2650/93 en la dinámica respectiva.

83     -        Deudoras de control 

" Descripción :   Comprende el registro de operaciones realizadas

con terceros a favor del ente económico que por su naturaleza no afectan su situación financiera. Se usan también para ejercer control interno."

         93     -        Acreedoras de control 

" Descripción:   Comprende  el  registro  de operaciones a  cargo

del ente económico que por su naturaleza no afectan su situación financiera.  Se usan también para ejercer control interno. "

        

Si   observamos  estas dos dinámicas  nos  podemos  dar  cuenta que cubren dos grandes circunstancias, una la operación con terceros, y otra la operación a nivel de control interno. Esta última no debe afectar el registro de terceros  como lo podremos observar en el plan único de cuentas, establecido para este tipo de cuentas en particular, así:

                            DÉBITO                         CRÉDITO

83      Deudores de Control                 93      Acreedores de Control

8305    Bienes recibidos en arrenda-   9305  Contratos de Arrendamiento

miento financiero                              financiero

8310    Títulos de inversión no colo-          

cados

8315    Prop, planta y eq. Totalmente        

Depreciados, Agot, Amortiz.

8320    Créditos a favor no utilizados                   

8325  Activos Castigados                        

DÉBITO                           CRÉDITO

8330    Títulos de inversión amorti-           

zados

8335    Capitalización por revalori-            

zación del Patrimonio

8395    otras cuentas deudoras de        9395   Otras cuentas de orden

control                                              acreedoras de control

         8399  Ajustes por Inflación Activos      9399    Ajustes por inflación del  

                                                                   patrimonio

        

Como  bien  puede  observarse  no  hay una correspondencia  entre el   Plan de Cuentas de las Deudoras de Control y el de Acreedoras de Control; esto se dá porque el control interno no necesariamente tiene contrapartida; aquí lo hemos mostrado así con el fin de que se tenga alguna conciencia, sobre la importancia de saber distinguir las diferentes cuentas del plan en lo relacionado a cuentas de orden.

2.2.4.1. La Contrapartida

Como en las demás cuentas de orden habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra que para la cuenta 83 - Deudoras de Control-  es la cuenta  86 - Deudoras de Control por  contra- (Cr) y para la cuenta  93 - Acreedores de Control - es la cuenta 96 - Acreedores de Control por contra (Db). - Su composición a partir del tercer dígito, es similar a la cuenta de orden, por ejemplo:

83        Deudores de Control             86          Deudores de Control por

                                                                              contra (Cr).

8305      Bienes recibidos en Arrenda-  8605     Bienes recibidos en Arren-

  miento Financiero                                        damiento Financiero

         830505  Bienes Muebles                   860505    Bienes Muebles

Semejante al ejemplo propuesto se procede con las demás cuentas de orden tanto en la cuenta 83- como en la cuenta 93 -

2.2.4.2. Ejemplo Ilustrativo

Supongamos que una sociedad tiene en arrendamiento financiero un vehículo, cuya opción de compra es de $6'500.000 y cuyas cuotas pendientes de pago son $28'500.000

Registro

830505 -   Cuenta de Orden/Vehículo  35'000.000

860505 -   Cuenta de Orden-Contra/Vehículo       35'000.000

Explicación:         Para registrar el arrendamiento financiero del vehículo con placas    No.  XYZ - 726  cuya   opción  de   compra   es   de   $6'500.000 y cuyas cuotas de arrendamiento pendientes ascienden a $28'500.000.

La  cuenta 9305 tiene  que  ver  no  con  los  bienes  sino  con

los contratos   de  arrendamiento  financiero  en la adquisición

de bienes, que puedan incidir en períodos futuros.

Esto se da en las promesas de contratos que se firman y que 

contienen adquisición de equipos a través de  arrendamiento

financiero. Se toma entonces los valores de los contratos,

se suman y se registran así:

960505      Cuenta de Orden - Contra/ Vehículo    XXXXX

930505      Cuenta de Orden/ Vehículo                          XXXXX

Notas:        Realmente es difícil encontrar empresas que no tengan necesidad de registrar cuentas de orden de control, porque por lo menos es una obligación que exista control interno, y algo habrá necesidad de decir y de registrar.

2.3.   CONCLUSIONES

Las cuentas de orden son un tema que además de importante y obligatorio es extenso y requiere por lo menos una buena dosis de consagración y voluntad.

Hoy, existe la pretensión que un estado financiero puede ser un listado de cuentas "acomodadas" de acuerdo a un plan de cuentas, eso es lo que he llamado un estado "Pentium" porque fácilmente es procesado por una máquina, con la ayuda de un codificador y un digitador.

Un estado financiero necesita todo el empeño de un profesional de la contaduría que explique, exprese y comunique acertada y cabalmente la situación financiera del ente en particular.

Lo menos que puede esperar el usuario de los estados financieros son unas cuentas de orden amplias, acertadas y debidamente explicadas, unas notas que digan por sí solas de la calidad de su gestor, y la certeza de que los estados financieros representan adecuadamente la situación de la empresa.

Por último, es necesario dejar en claro que las cuentas de orden no pueden usarse para sustituir registros contables y que además también han de ajustarse por inflación las que de acuerdo con la técnica contable deban ajustarse.

Con este artículo quiero hacer un llamado a los profesionales de la contaduría para que se empiece una cruzada en busca de que los estados financieros sean auténticos medios de información, que satisfagan adecuadamente a los diferentes usuarios, tal y conforme lo exigen las normas contables.